WhatsApp Auto Reply 預發訊息教學

WhatsApp 自動回覆是 WhatsApp Business 的一項重要商業功能,商家可以透過 WhatsApp 商業帳號內設的「自動回覆」和「快速回覆」等自動化訊息功能,更高效處理即時通訊軟件上的客服查詢。

在現今這個追求效率的社會中,商家和客戶之間的通訊也要得到迅速的處理,不然的話,潛在客戶可能會因為長時間的等待,而對該企業留下負面的觀感,甚至是從此不再於這間商家消費

WhatsApp Business 這款即時通訊軟件就是為企業而設的客戶通訊工具,即使客服團隊無法即時回應顧客的查詢,WhatsApp 商業帳號的自動化訊息功能也能幫助商家用最快的速度作出回應。就算是非營業時間,顧客也能得到預設好的回覆。這些常見的回覆,可以先解決一部分顧客提出的問題,待到營業時間,客服人員便可以解決餘下的查詢。

想要體驗更加進階的 WhatsApp 自動回覆功能?Chatalog 的 ChatGPT AI 自動化聊天機器人就能幫到你!繼續閱讀本文來了解 Chatalog 的 AI 聊天機器人功能。

WhatsApp 自動回覆

WhatsApp 自動回覆是 WhatsApp Business 和 WhatsApp Business API 帳號的一個自動化訊息功能,它又分為「問候訊息」和「離開訊息」。當你的 WhatsApp 商業帳號啟用了其中一個訊息功能,符合指定條件並向你傳訊的客戶就會收到系統發出的自動回覆。

商家可以觀看 WhatsApp 的官方影片,了解這兩個訊息功能有什麼作用。

WhatsApp 問候訊息

WhatsApp 問候訊息(Greeting Messages)就是一則由系統向客戶自動發送的問候語。當顧客第一次傳送訊息給商家時,或者是客戶與商家的對話已閒置14天後再次 WhatsApp 商家,WhatsApp 會自動向這些顧客發送預設好的問候訊息。這則問候訊息是商家自訂的句子,當商家在 WhatsApp Business 中啟用這個功能後,系統就會在對話中自動與顧客進行互動。


如果你設定了問候訊息,能夠增加品牌的親切感,讓顧客感受到商家對他們的歡迎,也能提高顧客滿意度。

設定 WhatsApp 問候訊息

設定 WhatsApp 離開訊息的步驟也非常簡單:

  1. 在 WhatsApp Business App 介面點擊「設定」>「商業工具」>「離開訊息」。

  2. 啟用「離開訊息」。

  3. 編輯離開訊息的自動回覆範本,完成後點擊儲存。

  4. 選擇傳送離線自動回覆訊息的時間。在「設定時間」中選擇:

    1. 「一律傳送」;

    2. 「自訂傳送時間」;

    3. 「非營業時間」。如使用此選項,商家需要先在「商業檔案」中設定「營業時間」。

  5. 選擇「傳送對象」。在「收件人」一欄選擇:

    1. 「所有人」;

    2. 「所有不在通訊錄的對象」;

    3. 「所有人,除了…」;

    4. 「只傳送給…」。

 

Chatalog 給商家的小貼士就是可將常見問題(FAQs)和有用的連結加入這則離開訊息的範本中,這可以回覆大部分常見的的顧客查詢,並且增加顧客點擊企業網站的機會。

WhatsApp 離開訊息

WhatsApp 離開訊息(Away Messages)就是一則由系統向客戶自動發送的通知/公告訊息。在商家的非營業時間內、客服團隊正忙碌中或手機不在身旁時,WhatsApp 就會向顧客傳送一則自動回覆的訊息,告知他們商家目前未能回覆,並在稍後時間進行回覆。這則離開訊息是商家自訂的句子,當商家在 WhatsApp Business 中啟用這個功能後,系統就會在對話中自動與顧客進行互動。

 

使用離線自動回覆訊息可以讓你安心享受私人時間,在這同時,你也透過 WhatsApp 離線訊息告知顧客你沒有忽略他們的訊息。

設定 WhatsApp 離開訊息

設定 WhatsApp 離開訊息的步驟也非常簡單:

  1. 在 WhatsApp Business App 介面點擊「設定」>「商業工具」>「離開訊息」。

  2. 啟用「離開訊息」。

  3. 編輯離開訊息的自動回覆範本,完成後點擊儲存。

  4. 選擇傳送離線自動回覆訊息的時間。在「設定時間」中選擇:

    1. 「一律傳送」;

    2. 「自訂傳送時間」;

    3. 「非營業時間」。如使用此選項,商家需要先在「商業檔案」中設定「營業時間」。

  5. 選擇「傳送對象」。在「收件人」一欄選擇:

    1. 「所有人」;

    2. 「所有不在通訊錄的對象」;

    3. 「所有人,除了…」;

    4. 「只傳送給…」。

     

Chatalog 給商家的小貼士就是可將常見問題(FAQs)和有用的連結加入這則離開訊息的範本中,這可以回覆大部分常見的的顧客查詢,並且增加顧客點擊企業網站的機會。

WhatsApp 自動回覆的好處​

透過 WhatsApp 商業帳號的自動回覆訊息功能,企業可以享受到不少的好處。

保持聯繫

當你正忙碌或暫時離開工作時,自動回覆訊息功能可以向你的顧客發送一則自訂訊息,讓他們知道商家已收到他們的訊息,並讓他們知道客服團隊會盡快回覆他們的訊息。這樣可以保持商家和客戶之間的良好聯繫,也會讓顧客覺得這間企業非常重視他們的需求和問題。

節省時間

使用自動回覆訊息功能可以節省你回覆顧客訊息的時間。你可以事先設定 WhatsApp 回覆訊息的內容,以應對不同情況觸發的自動回覆訊息。這樣你可以將時間花在處理更重要的事情上,同時確保你的顧客得到及時的回覆。

提升顧客體驗

使用 WhatsApp 自動回覆訊息功能可以讓顧客得到即時回應,即使你不在工作時間也能回應顧客的訊息。這樣可以增強顧客對你的信任感和忠誠度,提升顧客體驗和滿意度。

WhatsApp 自動回覆的限制

雖然 WhatsApp Business 的自動回覆訊息功能有許多好處,但它在自動化訊息處理方面還是有一些限制,令企業無法完全享受自動化。

傳送時效

WhatsApp 自動回覆訊息的傳送時效都是一次性的,即是說,系統會在符合指定情況下向顧客傳送一次「問候訊息」或者「離開訊息」,不會有後續的自動聊天功能。對於需要即時回應的訊息,此功能無法滿足商家的需求。

對話限制

自動回覆訊息功能僅適用於一對一對話,無法用於群組聊天或廣播訊息

訊息頻率限制

為避免被視為騷擾或廣告,WhatsApp Business 有訊息頻率限制,即一個人每天只能收到一定數量的自動回覆訊息。如果超出了此限制,就有可能會被標記為垃圾訊息。

系統穩定性

自動回覆訊息功能需要穩定的網路和系統支持,如果網路或系統不穩定,可能會導致訊息延遲或無法正常傳送。

Chatalog 的 WhatsApp 自動回覆:ChatGPT AI 整合

Chatalog 的 WhatsApp 自動回覆功能可以與 Chatalog 自身的 AI 自動聊天機器人同時使用,達到自動化處理客服訊息的功能。

 

Chatalog 與 ChatGPT 整合,建立了 ChatGPT-powered AI 聊天機器人。Chatalog 用戶可以享受 AI 營銷及客服功能,讓 ChatGPT 幫助用戶撰寫營銷文案、透過 AI 客服功能作出 24/7 自動回覆、自動化聊天機器人的流程、AI 推送廣播訊息等功能。

 

雖然 WhatsApp 自動回覆只能作出一次性的回覆,但是商家可以透過 Chatalog 的自動化訊息功能,透過 AI 自動聊天機器人與顧客繼續對話。商家可以事先將上載文件或網站內容到 Chatalog 的 ChatGPT 中,讓 ChatGPT 學習相關的商家資訊,並在偵測到顧客傳送訊息的關鍵字時,自動回覆合適的內容。顧客也能隨時轉至與真人客服對話,讓真人客服團隊繼續與顧客溝通,解決他們的疑問。

WhatsApp 預發訊息

WhatsApp 預發訊息即是透過 WhatsApp 定時 Send Message,很可惜的是,WhatsApp Business 目前尚未支援這個功能,企業只能在 WhatsApp Business API 帳號上使用。

 

Chatalog 是 WhatsApp Business API 的官方供應商,讓企業可以在一個簡單易用的介面上使用 WhatsApp Business API,無需進行進一步的開發。Chatalog 一站式商業通訊平台還為企業用戶開發了更進階的商業通訊功能,包括:排程廣播、支付連結、團隊收件箱等。

 

現在,企業用戶可以透過 Chatalog 傳送 WhatsApp 預發訊息,預先設定好廣播訊息的範本,再選擇指定的傳送時間,系統就會自動傳送這則排程訊息。這樣一來,企業能更好地運用資源和時間,更有效率地處理營銷訊息的傳送,從而達到更好的行銷效果。

Chatalog 的 WhatsApp Business API 功能

Chatalog 與 WhatsApp Business API 相整合,讓企業可以直接在 Chatalog 平台上使用 WhatsApp Business API,當中的進階訊息處理功能「WhatsApp 自動回覆」以及「WhatsApp 預發訊息」,讓客服和銷售團隊無需擁有大量人手,也能完成營銷和客服目標。

另外,Chatalog 還連接了 Facebook Messenger、Instagram 等即時通訊軟件,讓企業可以一站式管理多個平台,既能節省時間,又能享受 Chatalog 的訊息處理功能。

立即了解 Chatalog 可以如何幫助你的企業提升工作效率吧!

立即按此開始免費試用。

From “Hi” to “Buy”

你準備好全面提升客戶體驗和業務嗎?

毋須提供信用卡! 立即試用

分享此文章
From “Hi” to “Buy”

Follow us

© Chatalog 2022. All rights reserved